Para cualquier empresa, las bases de datos son una herramienta primordial en la elaboración de las estrategias comerciales. Las organizaciones invierten tiempo y recursos en el desarrollo de tácticas para la construcción de bases de datos, esto no consiste únicamente en la recolección de información. De nada sirve obtener una enorme cantidad de registros (leads) si no se tiene una perspectiva de cuáles serán las acciones que se tomarán para sacarle el mayor provecho y convertir los titulares de estos datos en prospectos.

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es una compilación de información organizada de acuerdo con ciertos criterios. Este conjunto de datos es sistematizado para que pueda ser procesado posteriormente y, dependiendo de los objetivos que plantee la empresa, generar acciones de valor enfocadas en hacer crecer el negocio. 

Las bases de datos deben ser consideradas por la empresa el centro de su estrategia de ventas, y es por esta razón que se debe trabajar en pro de optimizarlas.  

No tener una base de datos sólida, con información precisa, con criterios claros de clasificación puede significar la pérdida de oportunidades importantes para ejecutar campañas de forma eficiente y con ello alcanzar los objetivos comerciales y de posicionamiento de la empresa. 

¿Cómo crear una base de datos?

Existen diferentes maneras de obtener datos de clientes potenciales. Las empresas lo han hecho a través de lanzamientos, promociones u otro tipo de actividades presenciales que requieren de un registro. En el mundo digital, también se pueden crear eventos para la obtención de datos. 

Para facilitar este trabajo, es importante que la empresa cuente con una plataforma de inbound marketing en las que se agrupan todas las herramientas y servicios necesarios para captar registros, ir nutriéndolos hasta convertirlos en leads de calidad y luego en oportunidades de negocio. 

El primer paso es la definición de la oferta de atracción, es decir, definir qué incentivo va a recibir el usuario a cambio de sus datos. Puede ser una oferta de descuento, un cupón o código para redimir. También puede ser contenido de valor como un ebook o un artículo con información relevante para el nicho al que se dirige la campaña.

Para acceder lo que la empresa ofrece el usuario debe dejar sus datos en un formulario. Debe ser un elemento sencillo y fácil de diligenciar, breve. Es recomendable que el formulario cuente con casilla de verificación, de esta manera se puede evitar registro de datos falsos.

¿Cómo sacar el máximo provecho a una base de datos?

Las bases de datos permiten concentrar la información detallada de los clientes, no solo sus datos básicos como nombre, teléfono o correo. También se puede lograr obtener datos de sus gustos, hobbies, intereses, horarios de trabajo y, a través de este conocimiento consolidado o segmentado, elaborar campañas de email marketing, de llamadas promocionales, de fidelización o para ventas directas y online, entre otras acciones.

 Para lograr ser efectivos en la ejecución de las campañas, es necesario optimizar las bases de datos alineando los criterios de selección de la información con los objetivos de cada campaña. Es decir que, lo primero que se debe tener claro es: ¿qué se quiere lograr con las acciones que se van a ejecutar? Cuando se haya definido la respuesta, se deben seleccionar los datos del lead o registro que se tendrán en cuenta para crear las listas de segmentación.   

Uno de los principales errores que puede cometer una empresa con el tratamiento de sus bases de datos es querer llegar a todos de la misma forma, la mejor forma de hacer llegar el mensaje comercial de la marca a los clientes potenciales consiste en crear una comunicación lo más personal posible.

Esa ahí donde la segmentación juega un papel importante dentro de las estrategias para aprovechar las bases de datos porque permite enfocar y dirigir con mayor precisión la comunicación hacia un nicho de mercado con las características que le interesa a la marca de los clientes y prospectos. Con esta comunicación focalizada se generan mayores oportunidades de negocio. 

¿Cómo lograr leads de calidad?

Contar con una base de datos optima, con leads reales y calificados, con segmentaciones alineadas con los objetivos de la comunicación le permitirá a la empresa, a través de automatizaciones de marketing, dirigirse cada usuario por su nombre y apellido; mostrarle contenido relevante de acuerdo con sus intereses; inducir la decisión de compra, entre otras acciones importantes para la empresa. Para lograr estos niveles de optimización de la Base de Datos, la organización debe lograr identificar los clientes con mayor potencialidad para comprar, detectar qué clientes son los que reaccionan de manera más favorable a las propuestas y cuáles no muestran interés. 

Esto se logra a través de un proceso de Nutrición de Leads que consiste en enviar contenidos relevantes a los clientes potenciales de acuerdo con la segmentación o con la etapa en la que se encuentran en el embudo conversión y de esta manera mantener una relación activa con ellos hasta lograr que se sientan seguros para realizar una compra o contratar un servicio.

El objetivo de esta estrategia es mantener al lead enganchado para que, cuando esté preparado para comprar, se acuerde de la compañía con la que mantuvo contacto. 

Por último, es necesario que la empresa realice un proceso de limpieza de las bases de datos periódico y se asegure de que toda la información que recoge sea de valor y totalmente útil. Este proceso requiere identificar usuarios que han cambiado de dirección de email o de número de teléfono, usuarios que no están disponibles, usuarios que han dejado de estar interesados en los productos o servicios de la empresa. 

Se pueden realizar campañas de reenganche y si estas no surten efecto en algunos leads es recomendable pensar en eliminar los que más tiempo llevan inactivos.

Todas estas acciones permitirán, además, que la empresa detecte los mejores clientes y lance campañas de fidelización para conseguir que estos se conviertan en embajadores y defensores de la marca.